Digitalisering is een actueel thema, zo ook voor MKB-bedrijven. Het stelt veel ondernemers voor vraagstukken die ver af staan van de expertise van hun product of dienst. Hoe zorg je dan dat je op een verantwoorde manier je bedrijf digitaliseert zodat je mee kunt blijven draaien in een steeds meer digitaal georiënteerde economie? Yelgo neemt je mee in de voordelen van digitalisering en hoe je dit als MKB-bedrijf het beste kunt aanpakken:
De voordelen van digitalisering
Digitalisering binnen een bedrijf kan verschillende vormen aannemen. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van bedrijfsprocessen zoals de administratie of het opzetten van een webshop. Het digitaliseren van jouw bedrijf biedt vele voordelen, zoals:
- kostenbesparing: door het automatiseren van processen kun je bepaalde zaken in je bedrijf efficiënter laten lopen en daarmee kosten verlagen.
- verhoogde efficiency: door bepaalde processen over te zetten van handmatig werk naar een digitaal proces kun je verschillende taken efficiënter uitvoeren.
- verhoogde klanttevredenheid: denk bijvoorbeeld aaneen digitaal systeem wat gegevens over klanten bijhoudt zodat je je klanten sneller van dienst kunt zijn.
- verhoogde nauwkeurigheid: een handmatig proces laat meer ruimte voor menselijke fouten. Door processen te automatiseren worden er minder fouten gemaakt.
- betere informatie-uitwisseling: een uitkomst voor bedrijven die niet vanuit een centraal punt werken of veel moeten communiceren met andere partijen.
- duurzaamheid: over het algemeen werken bedrijven die processen digitaliseren duurzamer, bijvoorbeeld door minder te reizen of te printen.
Starten met digitaliseren
Yelgo heeft in de loop der jaren een groot aantal MKB organisaties geholpen om digitale verandering mogelijk te maken door de inzet en werving van hoogopgeleide digitals. Vanuit deze ervaring geven we een aantal tips:
- Focus op processen die minder soepel lopen: De grootste winst kun je boeken in processen waar de meeste fouten worden gemaakt op dagelijkse basis. Hoe kan een digitale oplossing hierin het verschil maken?
- De juiste software is essentieel: Met de software die je kiest voor je gedigitaliseerde proces moet je (waarschijnlijk) elke dag werken. Kosten spelen natuurlijk een belangrijke rol in deze keuze, maar er zijn meer zaken om bij stil te staan. Is de software bijvoorbeeld gebruiksvriendelijk? Is de software toekomstbestendig? Kunnen er in de toekomst meer zaken met ditzelfde pakket gedigitaliseerd of geautomatiseerd worden? Wie moet ermee werken en wat voor opleiding hebben deze medewerkers hiervoor nodig? Doe daarom grondig research voordat je een daadwerkelijke keuze maakt.
-  Zorg voor ‘schone’ data voor je begint: veel digitaliseringsprocessen hangen samen met data die in een nieuw softwarepakket geladen moet worden. Denk bijvoorbeeld aan een CRM pakket waar alle klantgegevens in komen. Door te beginnen met een overzichtelijk en schoon databestand kun je makkelijker van start gaan. In het geval van het starten met een CRM pakket kun je dus bijvoorbeeld denken aan het verwijderen van oude klanten en contacten uit het bestand en het controleren of mailadressen nog in gebruik zijn.
Medewerkers meenemen in digitalisering
Digitalisering bestaat uit meer dan het veranderen van systemen en processen. Je medewerkers zijn een onmisbaar onderdeel. De veranderingen die binnen jouw bedrijf plaatsvinden als gevolg van digitalisering kunnen voor medewerkers even wennen zijn. Nieuwe computersystemen, een andere werkwijze, het vergt wendbaarheid van je medewerkers. Om te zorgen dat de implementatie van de wijzigingen in je bedrijf als gevolg van digitalisering goed verlopen is het dus onmisbaar om goed na te denken over hoe jouw mensen dit oppakken.
Hierbij is het belangrijk om te kijken naar je team en de verschillende rollen in een team. Wie pakt verandering snel en makkelijk op? En wie kan mensen ondersteunen als ze moeite hebben met een nieuw systeem? Er zijn ook andere manieren om je medewerkers voor te bereiden en te laten wennen aan digitale transformaties. Denk bijvoorbeeld aan het verzorgen van:
- Cursussen
- Trainingen
- Handleidingen
Door je medewerkers duidelijke handvatten te geven kunnen ze makkelijker én met zelfvertrouwen aan de slag.
De kosten van digitalisering
Digitalisering brengt kosten met zich mee, maar als het goed wordt uitgevoerd betaalt het zich in de toekomst terug. De kosten van digitale transformatie kunnen variëren van een paar duizend euro tot miljoenen euro’s, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de oplossing die wordt geïmplementeerd. Om digitalisering zo efficiënt mogelijk uit te voeren is het belangrijk om te starten met een duidelijk plan. Welk proces wordt er gedigitaliseerd? Wat voor data is daarvoor nodig? Welke hardware en/of software is daarvoor nodig? Welke professionals en expertise heb je in huis? En
welke expertise moet je misschien extern in winnen? Dit zijn allemaal factoren die invloed hebben op de kosten van je digitale transformatie.
Subsidie voor digitalisering
Omdat de overheid MKB bedrijven wil stimuleren bedrijfsprocessen verder te digitaliseren zijn hiervoor regelmatig subsidies beschikbaar. Vraag bij jou adviseur naar de mogelijkheden. Deze kunnen per regio of gemeente verschillen. Ook kun je informatie over verschillende subsidies vinden op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Yelgo helpt bij digitale transformatie
Yelgo is specialist in de bemiddeling van digitale professionals die de digitalisering van jouw organisatie kunnen begeleiden. We inventariseren de klantvraag en zorgen voor de juiste kennis en capaciteit. Wil je meer weten over ondersteuning vanuit Yelgo voor jouw digitale transformatie? Neem contact op met één van onze consultants om de mogelijkheden te bespreken. We kijken naar jouw vraagstuk en vinden de juiste digitals voor verschillende posities zoals development of IT. Wil je meer weten over ondersteuning vanuit Yelgo voor jouw digitale transformatie? Neem gerust eens contact op om de mogelijkheden te bespreken.
